Le blog d'EPYSTEMIC - Document Management

(Document Management) > Facebook, confidentialité, sécurité des documents - la formation est-elle rentable?

nospam@example.com (Pierre-yves Debliquy) — Mon, 23 Feb 2009 13:52:16 +0100

Par le passé, on vous a parlé de cet officier américain qui, en surlignant de noir des informations dans un document PDF, s'est cru plus malin que tout le monde. Contrairement à ce qu'il pensait, ce barbouillage n'a pas été suffisant pour protéger des données.
La même mésaventure vient de se produire dans l'affaire qui oppose Facebook (le réseau social bien connu) et ConnectU, le réseau social d'Harvard. En cause, la demande d'indemnisation de ConnectU par Facebook, pour une utilisation non autorisée de code informatique (atteinte au droit de propriété). Pour des raisons que l'on peut imaginer (concurrence...), les parties avaient demandé la confidentialité des indemnisations octroyées. Le juge Richard Seeborg (à en croire le document PDF disponible sur internet) a donc décidé d'anonymiser le PV d'audition. Pour ce faire, il n'a rien trouvé de mieux que de colorer le texte en blanc..., ce qui n'abuse pas la fonction copier/coller. Cette bévue permet donc au monde d'apprendre que l'action de Facebook n'est plus évaluée à $35.90, mais bien à $8.80, ce qui valoriserait le réseau social à hauteur de $3.7 milliard, bien loin des $15 milliard de l'époque de l'entrée de Microsoft dans le capital.
L'origine de ces "floches" est très probablement à trouver dans la méconnaissance qu'ont les utilisateurs de leurs outils logiciels. Il est vrai qu'il est si facile de transformer un document en fichier PDF, que la croyance populaire répute, à tort, protégé. Dans la même veine, notre expérience (consultant, formateur) dans le domaine de la GED nous montre que rares sont les travailleurs du savoir (utilisateurs) et les entreprises à comprendre les différences importantes qui existent entre les documents papier et les documents électroniques.
On ne saurait, donc, trop vous conseiller de vous assurer que votre personnel comprend bien les outils et les environnements avec lesquels ils sont amenés à travailler. Et dans ce contexte, la formation peut certainement les aider, non seulement à être plus performants, mais aussi à éviter des erreurs d'appréciation potentiellement coûteuses (en réputation et en dommages financiers).
Pour plus d'information sur ce que EPYSTEMIC peut vous apporter dans ces domaines, n'hésitez pas à prendre contact avec nous.

The AP Reveals Details of Facebook/ConnectU Settlement With Greatest Hack Ever
http://tinyurl.com/djtpzc
langue: anglais
accès: gratuit

(Document Management) > Outil, information et document

nospam@example.com (Pierre-yves Debliquy) — Wed, 29 Oct 2008 10:25:36 +0100

Notre ami, et excellent confrère bloggueur, le Serial Mapper Claude (http://www.serialmapper.com/), nous a donné, nous a mis en garde, il a quelques jours, sur quelques risques auxquels la pratique du web 2.0 et de ses outils ne nous a pas habitués: celui de voir disparaître certains de nos outils favoris. La situation est la suivante: nous accordons notre confiance à des entrepreneurs et aux logiciels qu'ils mettent à notre disposition. Nous leur confions nos idées et documents, stockés dans leurs ordinateurs, et parfois dans leurs formats.
Le jour où la conjoncture se retourne, à l'occasion d'une crise bancaire, par exemple, certains acteurs risquent d'être touchés par la débâcle, emportant vos actifs immatériels avec eux.
En fait, il n'y a que peu de conseils à donner, qui sont les mêmes que ceux qu'on donne à ceux qui se préoccupent de l'archivage électronique de documents (électroniques):

archivez de manière redondante vos documents électroniques, pour éviter que la destruction d'un jeu de document ne vous affecte
pour vos archives, affranchissez-vous au maximum du format de fichier d'édition; préférez systématiquement un format de fichier unique (pour vous), que vous serez sûr de pouvoir lire et exploiter en toutes circonstances (le format PDF est un bon candidat, mais pas forcément le seul)
ne confondez pas document de travail (conservé dans un format d'édition, destiné à être travaillé, modifié...) et document publié/mort (document finalisé, rendu public, c'est-à-dire montré à des tiers, qui devrait être conservé dans l'état dans lequel il a été publié);

En d'autres termes, les outils du web 2.0 sont parfaits pour gérer les flux d'informations, notamment ceux que vous échangez avec vos collaborateurs. Par contre, ils ne sont pas encore le premier choix pour gérer votre stock de documents et d'informations.

Petits conseils entre amis
http://www.serialmapper.com/archive/2008/10/15/petits-conseils-entre-amis.html
langue: français
accès: gratuit

(Document Management) > La qualité d'un document tient aussi à sa composition

nospam@example.com (Pierre-yves Debliquy) — Mon, 27 Oct 2008 07:24:42 +0100

Au début du document, était la typographie. Bien longtemps après, la dactylographie est née. Celle-ci se caractérise par une simplification, à l'extrême, des règles de composition et de présentation édictées par les typographes, en raison du manque de flexibilité notoire de l'outil machine à écrire et de l'absence de formation des dactylos. Il y a quelques années, les traitements de textes sont venus s'insérer entre la machine à écrire et les machines à imprimer. Transformant les dactylos tous les jours un peu plus en typographes.
Si la technique nous permet aujourd'hui d'envisager la publication de documents mieux composés, par manque d'éducation, la majorité d'entre-nous reste utilisateur de machine à écrire. C'est la raison pour laquelle je mets en évidence ce billet de la Société française d'onomastique qui donne quelques instructions simples aux auteurs d'articles destinés à son magazine (http://www.onomastique.asso.fr/SPIP/spip.php?article17). Bien sûr, certains aspects sont un peu trop précis, comme les choix de polices de caractères, mais pour le reste, l'utilisation des marges (qu'on a souvent tendance à trop réduire), les conseils sont très pertinents.

(Document Management) > Départements informatiques et scanners

nospam@example.com (Pierre-yves Debliquy) — Thu, 25 Sep 2008 06:40:16 +0200

J'interviens régulièrement auprès de sociétés qui souhaitent mettre en place des projets de gestion de documents et de scanning. Dans le cadre de ces projets, un constat revient de manière récurrente, qui concerne l'aspect scanning. Les départements informatiques des entreprises, pas seulement des plus petites, ne sont en général pas compétents dans ce domaine.
En caricaturant à peine, la situation est la suivante:

un employé souhaite mettre en oeuvre un environnement de scanning, il contacte le département informatique pour qu'il lui mette à disposition hardware et software
le département informatique, pour acquérir l'équipement, s'adresse à son fournisseur préféré
ce fournisseur n'a à son catalogue que des scanners de type "SOHO" (small office, home office) et rarement des scanners professionnels
les logiciels proposés sont soit ceux fournis avec le scanner, soit ceux qui sont utilisés par un collègue à domicile
l'installation de l'équipement et la formation des utilisateurs est réduit à sa plus simple expression; dans le cas des "one touch button scanner", le technicien se contente de tester et montre le bouton sur lequel appuyer
rapidement, le département informatique s'inquiète du volume de fichiers produits par le scanning et invite les utilisateurs à plus de retenue dans le volume de documents scannés...

La conclusion est donc toujours la même: une invitation à s'adresser à des professionnels aptes à conseiller les scanners et logiciels adaptés aux besoins de scanning et d'archivage et capables de former les utilisateurs tant à l'utilisation des scanners, qu'aux spécificités du monde de l'imagerie et au fonctionnement des logiciels de traitement de simages et des documents. Comme EPYSTEMIC, par exemple.