Cartes mentales

Si vous êtes lecteur régulier de nos blogs, pour sûr, vous avez été confrontés aux cartes mentales, que nous utilisons régulièrement, par exemple pour les comptes rendus de nos Après-Midis du Métier. L'apprentissage des cartes mentales est plus ou moins facile, selon le mode de fonctionnement de votre cerveau. Mais il existe quelques moyens pour vous aider à vous approprier cet outil qui vous fera gagner en efficacité, en qualité, en plaisir, en mémorisation et apprentissage... Par exemple, la formation (que vous pouvez nous demander) ou la lecture de livres (par exemple, le livre traitant de Freemind dont j'ai parlé récemment - http://tinyurl.com/ncjweo).
J'ai récemment eu le plaisir de découvrir un autre ouvrage traitant des cartes mentales, rédigé par Pierre Mongin et Xavier Delengaigne, intitulé Organisez votre vie avec le Mind-Mapping. Il s'agit d'un excellent ouvrage de vulgarisation voire plus. Il vous propose, en effet de d'abord découvrir les secrets des (bonnes) cartes mentales et vous invite à l'exercice. Ensuite, pour rendre l'outil plus accessible, les auteurs vous invitent dans des visites guidées d'utilisations des cartes mentales au quotidien (loin des applications professionnelles que nous en faisons chez Brainsfeed).
Au final la lecture de cet ouvrage s'avère plaisante et facile (le langage utilisé est bien adapté à la cible et au sujet). D'autant plus plaisante que le discours est supporté de dessins et d'illustrations qui aident à la compréhension. Et qu'il ne faut pas hésiter à mettre en couleur, même dans le livre, pour augmenter l'appropriation du sujet. Et le lecteur qui, ayant refermé le livre, ne se sent pas à l'aise avec le concept ni prêt (désireux) à se lancer n'a qu'à s'en prendre à lui-même, ou à rouvir le livre et le relire.

J'ai eu le plaisir de lire le livre que Pierre Mongin et Xavier Delegaigne ont récemment consacré à Freemind et aux cartes mentales ("Boostez votre efficacité avec Freemind", Eyrolles 2009). Et je dois avouer que je l'ai trouvé intéressant, d'autant plus que les livres traitant de Freemind sont rares, et encore plus en Français. Pour rappel, Freemind est le logiciel de cartes mentales Open Source le plus populaire, et si l'on en croit les auteurs du livre, c'est même l'application de mind mapping la plus téléchargée.
J'ai particulièrement apprécié l'approche des auteurs, qui ne se sont pas contentés de décrire les fonctionnalités du logiciel, mais qui ont mis son utilisation en perspective. Ainsi, ils débutent le livre par un (excellent) rappel sur les cartes mentales (il est vrai que Pierre Mongin sait de quoi il parle, et qu'il n'en n'est pas à son premier livre sur la question) et ils le clôturent par quelques exemples d'utilisation commentés. On a donc à la fois une description technique et exhaustive du logiciel et des "leçons" qui expliquent comment l'utiliser.
Je pense que ce livre est un complément recommandé à tous les utilisateurs de Freemind, car il les aidera à découvrir la puissance, non seulement des cartes mentales, mais aussi des logiciels qui permettent d'aller au-delà du "simple" dessin de celles-ci. Et le lecteur/utilisateur qui ira jusqu'au bout de la découverte sera réellement en mesure de gagner 20% de productivité dans les activités de production de documents (rapports...) voire davantage dans des activités de travail collaboratif.
Pour la petite histoire, ce livre m'a permis de découvrir quelques facettes de Freemind à côté desquelles j'étais passé, ce qui a rendu cette application, à mes yeux, plus attrayante. Et j'ai maintenant une raison de moins pour repousser l'utilisation d'un poste de travail Linux.

Je l'évoquais dans un billet récent, le logiciel de cartes mentales Freemind permet, à l'instar de Mind Manager, de créer des documents en exportant des cartes mentales et leur contenu vers un traitement de texte (Ms-Office pour Mind Manager et Open Office pour Freemind). Toutefois, pour similaires que soient ces fonctionnalités, elles ne sont pas identiques. L'une par rapport à l'autre, elles présentent des similitudes, des avantages et des inconvénients. Sans entrer dans les détails, en voici quelques-unes, fruits d'une première série de tests avec Freemind:
la présentation et la mise en page des documents finaux sont prises en charge par des templates (modèles) - fichiers .dot dans Ms-Word, fichiers .ott dans Open Office

• de nombreux paramètres d'exportation sont modifiables dans Mind Manager, pas dans Freemind, qui n'assure que trois niveaux de titres dans le document final
• le choix du template se fait dans le processus d'exportation, pour Mind Manager (il faut donc exporter une nouvelle fois pour pouvoir appliquer un autre template, alors que grâce à l'extension "Template Changer" (http://extensions.services.openoffice.org/project/templatechanger), il peut se faire à tout moment dans Open Office
• le couple Mind Manager / Ms-Office ne fonctionne que dans un environnement Windows alors que le couple Freemind / Open Office fonctionne sous Windows, Linux et Mac OS
• la solution Freemind est gratuite (Open Source) alors que la solution Mind Manager est payante (logiciels propriétaires), mais néanmoins plus performante

Il y a quelques jours, on m'a invité à jeter un oeil sur un livre récemment sorti de presse. Il s'agit de "Boostez votre efficacité avec Freemind" de Xavier Delengaigne et Pierre Mongin. Je dois encore l'éplucher pour pouvoir vous en parler prochainement, mais cette invitation a eu pour effet de bord de m'inciter à regarder Freemind avec de nouveaux yeux.
J'avais un peu (trop peu) utilisé la version 0.8 de Freemind, et laissé sur le côté. Là, je viens d'installer la version 0.9 en version beta (http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=7118&package_id=188772). Je ne tiens pas à entrer dans le débat de la nouveauté (qui m'obligerait à réinstaller la version 0.8), mais j'ai découvert des fonctionnalités de Freemind qui pourraient me réconcilier avec cette application OpenSource.
Rien de très nouveau au niveau du dessin des cartes. Freemind fait toujours plus dans le fonctionnel que dans l'esthétique. Pour l'esthétique, on sait qu'il y a d'autres solutions. Pas grave car mon utilisation des cartes mentales est davantage orientée production de documents. En d'autres termes, j'utilise les logiciels de Mind Mapping à la place de Word. Et c'est de là que vient la principale bonne nouvelle...
Freemind me permet (maintenant) la création de documents et promet la possibilité de filtrer le contenu des cartes (comme dans Mind Manager). L'exportation du contenu se fait vers Open Office, au contraire de Mind Manager qui exporte vers Word. Mais il y a des chemins qui mènent d'Open Office vers Word et retour.
Ce qui est réjouissant, c'est que Freemind me permet maintenant de quittez le monde Windows, dans lequel je restais notamment pour la possibilité de créer mes documents dans une application de cartes mentales. Je sais maintenant que je peux faire (presque) la même chose sur Mac ou Linux.

Nous n'avons pas encore eu l'occasion d'en faire écho, mais depuis le mois de mai 2008, je suis agréé, par MindJet, comme formateur Mind Manager. Cette agréation est la reconnaissance, par MindJet, de ma connaissance du logiciel Mind Manager et des techniques de Mind Mapping.
Cette certification a été obtenue après une réunion de travail de 2 jours, à laquelle participaient un certain nombre de collègues français (j'étais le seul belge). Cette rencontre a également été intéressante en ce qu'elle a permit de constater que chacun d'entre-nous portait un regard différent sur l'utilisation de Mind Manager. Alors que mes collègues s'intéressent principalement à la réalisation des cartes mentales, et aux processus y attenant, ma pratique est plutôt tournée vers l'exploitation des cartes mentales en vue de production de documents. En effet; j'envisage l'outil Mind Manager comme occupant une place de choix dans le trajet des documents, depuis leur conception jusqu'à leur finalisation. Dans ce trajet, Mind Manager peut intervenir dans la phase de réflexion et ensuite dans celle de création, en remplacement du logiciel de traitement de texte.
Sans oublier qu'il s'agit également d'un excellent outil de gestion de projet. Certes, les fonctionnalités de gestion de projet ne se veulent pas aussi complètes que celles d'une application spécialisée comme Ms-Project, mais elles satisferont la plupart de ceux qui doivent lancer un projet. Avec Mind Manager, il pourront aisément tracer le diagramme de Gantt, estimer l'utilisation des ressources et anticiper les coûts et budgets du projet. Point n'est besoin de Ms-Project pour cela.
Alors, si vous êtes intéressés, ou intrigués, n'hésitez pas à prendre contact avec nous. 

Bonne nouvelle pour ceux d'entre-vous qui souhaitent utiliser Mind Manager en liaison avec une application de gestion de projet. Mindjet, l'éditeur de Mind Manager, vient d'acquérir l'éditeur de JCVGantt, l'outil de gestion de projet le mieux intégré dans Mind Manager. En conséquence, le programme JCVGantt va devenir un produit de Mindjet et sera très probablement/rapidement intégré dans les prochaines versions de Mind Manager. De quoi faciliter la mise en place de ces deux applications complémentaires dans les organisations ayant déjà acquis Ms-Project et l'ayant érigé en standard interne.
Pour rappel, les principaux avantages de JCVGantt par rapport à Ms-Project peuvent être exprimés comme suit:

• Mind Manager et JCVGantt travaillent sur les mêmes fichiers de données, ce qui permet une mise à jour synchrone et immédiate, ce n'est pas le cas avec Ms-Project
• pour la même raison, il y a plus d'informations qui sont échangées entre Mind Manager et JCVGantt qu'avec Ms-Project; cette situation rend le reporting croisé plus simple et efficace
• JCVGantt est moins ambitieux que Ms-Project, ce qui facilite la vie de ceux qui ne doivent pas faire de la gestion de projet très poussée

Bien sûr, je vous tiendrai au courant de l'évolution de la situation. 

Suite à l'énorme succès de la même opération il y a 18 mois (licence MMX 6 pro gratuite pour les blogueurs), Mindjet a décidé de réitérer cette opération de promotion. Les blogueurs qui en feront la demande, entre le 1er et le 31 mars 2008, par mail à l'adresse eurotandem@mindjet.fr recevront une une licence de Mind Manager 7 pro (PC ou Mac). Attention, il y a quand même quelques conditions:

• Etre un blogueur français, ou belge francophone, ou suisse francophone,
• Avoir un blog depuis plus de 6 mois,
• Avoir un blog actif, c’est-à-dire régulièrement alimenté (avec un minimum de 3 «posts» par mois),
• Sont exclus les blogs à caractère pornographique ou de charme, à contenu indécent, raciste ou illégal (drogues, crimes, incitation à la violence),
• Une seule et unique licence sera offerte par blogueur et par blog

Pour plus de détails, voir le communiqué de presse: http://www.edubourse.com/finance/actualites.php?actu=37747

Pour un utilisateur de Mind Manager débutant, il est parfois difficile d'imaginer des cartes mentales complexes. Le blog de MindJet nous a proposé, il y a quelques jours, un excellent exemple de carte complexe, mettant en oeuvre différents aspects des cartes de MindJet (http://blog.mindjet.com/2008/02/visualizing-social-media-networks-in-mindmanager).
ATTENTION, il faut Mind Manager pour réellement exploiter cette carte.

On a déjà eu l'occasion de le dire, MindManager se positionne comme un excellent compagnon des applications de gestion de projets. Mais parmi ces innombrables logiciels, duquel MindManager est-il le meilleur compagnon?

Pour rappel, MindJet a prévu 3 moyens de communiquer avec les outils de gestion de projet.

• Le premier, est un fichier de transfert au format standardisé MPX. Comme ce fichier de transfert est destiné à toutes les applications, il ne peut s'agir que d'un plus petit commun dénominateur. Ce sera donc surtout utile dans des situations de transfert "one shot".
• Le deuxième est l'utilisation du format de fichier MPP de Ms-Project. Comme on est ici avec un format propriétaire, les possibilités d'échanges de données sont déjà plus grandes. Malheureusement, cette solution présente deux grands désavantages. D'une part, l'échange se fait de manière asynchrone et les possibilités de synchronisations sont pauvres, d'autre part, la quantité et la variété des informations partagées est limitée, retirant par-là, une partie de l'intérêt de l'échange.
• Enfin, il y a JCVGantt qui utilise le fichier de la carte mentale. Cette situation apporte deux grands avantages. D'une part chaque logiciel pioche dans le fichier les éléments dont il peut faire usage, réduisant par là les redondances de travail et d'autre part, l'échange est synchrone, c'est à dire que lorsque les deux applications sont ouvertes en même temps, les modifications apportées dans l'une des deux interfaces sont automatiquement prises en compte dans l'autre.

Techniquement et opérationnellement, c'est cette dernière option qui est la plus séduisante. On a l'impression de travailler dans une seule et même application. JCVGantt apporte à MindManager les fonctionnalités et la logique de gestion de projet qu'il n'a pas. Par contre, JCVGantt n'a absolument pas les ambitions de Ms-Project en termes de fonctionnalités. Il se contente du diagramme de Gantt, de la gestion des ressources et des calendriers et de l'estimation des coûts. De quoi satisfaire un grand nombre d'utilisateurs potentiels, parmi ceux qui ont surtout un souci de reporting. Ceux qui veulent aller plus loin dans les aspects de (pure) gestion de projet se retourneront naturellement vers Ms-project.

Le meilleur compagnon? A vous de voir, en fonction de votre utilisation et de l'énergie que vous êtes disposés à investir dans la fonction gestion de projet. Les pragmatiques et ceux qui veulent éviter les pièges tendus par Ms-Project, dont celui de vouloir atteindre les plus petits détails, choisiront JCVGantt.

Amaox est une petite entreprise de biotechnologie qui utilise Mind Manager pour améliorer (accélérer) les capacités cognitives de leurs deux principaux chercheurs en impliquant d'autres chercheurs des réseaux nord américains. Ils justifient le recours aux cartes mentales par le fait que "si une image vaut 1.000 mots, une carte mentale vaut 5.000 mots".
MindManager est pour eux un avantage car "le logiciel permet de présenter toute l'information sur une seule page" et "en étant capable de cartographier chaque idée, cela leur permet de voir les relations entre les choses. On peut prendre des concepts et des composants très complexes et voir comment les différents facteurs impliqués s'intègrent et s'affectent les uns les autres". L'utilisation des cartes mentales leur a considérablement facilité la mise en place et la gestion d'équipes virtuelles, réparties géographiquement et travaillant sur les mêmes sujets de recherche.
La suite dans cet article du site Baseline http://bsfd24.notlong.com
Chez EPYSTEMIC, nous expérimentons tous les jours les bénéfices de l'utilisation de MindManager et notre métier est aussi de partager avec vous cette expérience à travers du conseil, de la formation et du coaching. pour plus d'information, n'hésitez pas à nous contacter.

MindManager permet d'associer, à chaque élément, branche ou sous-branche, des informations utiles dans une pratique de gestion de projet, à savoir les dates de début, de fin et la durée de ta tâche, les ressources impliquées dans la tâche, la priorité et le taux de réalisation. Hormis l'affichage, MindManager ne dispose d'aucune logique pour exploiter ces données. Comme ces logiques sont la caractéristique des applications de gestion de projet, Mindjet à développé des passerelles avec ces applications.
Il y a trois voies pour échanger des informations entre MindManager et une application de gestion de projet:

• l'échange de données au moyen d'un fichier de transfert au format MPX; ce format est un format standardisé, codé en ASCII, qui permet l'échange d'informations textuelles de base avec quasiment toutes les applications de gestion de projet
• l'échange de données au moyen d'un fichier de transfert au format MPP; ce format est le format de Microsoft Project (version à partir de 2000); plus riche que le format MPX, il ne permet néanmoins pas l'échange de données non textuelles
• l'utilisation des fichiers MMAP (de MindManager), en XML; cette possibilité est utilisée par l'application JCVGantt

Le choix de l'application de gestion de projet, et la méthode d'échange de données, aura un impact important sur l'ergonomie de la collaboration entre les applications:

• l'utilisation de MPX impose une communication asynchrone entre l'application de gestion de projet et MindManager - on travaille dans MindManager, on exporte les données du projet, on les importe dans le logiciel de gestion de projet, ensuite, on les réexporte vers MindManager (ce processus ne concerne que les données de type projet)
• la collaboration avec Ms-Project est un petit peu mieux intégrée, mais elle est toujours asynchrone - elle aussi ne concerne que les données (textuelles) de type projet
• l'intégration entre MindManager et JCVGantt est synchrone, puisque les deux applications sont capables de travailler sur le même fichier, en même temps - toute modification dans une des deux applications est automatiquement et directement prise en compte par l'autre application, les images et autres informations non textuelles sont gérées par les duex logiciels

Les coïncidences de la vie sont parfois surprenantes. Il se fait que fin 2007, j'ai été invité, dans un délai relativement court, à intervenir auprès de 3 clients différents sur des problématiques liées à la gestion de projets. A partir de points de vue différents, dans les trois situations, l'objectif est de suivre des projets (pas de les gérer) et de produire des rapports complets, pertinents et agréables à lire. Et dans tous les cas, le recours a une application de gestion de projets est envisagé (Ms-Project et JCVGantt).
Sans surprise, même si les conditions d'utilisation sont différentes, la solution optimale des 3 situations associe l'application de gestion de projet et Mind Manager. La première permet de gérer les "métriques" des projets, à savoir les données chiffrées (utilisation des ressources, plannings, réprésentations sous forme de graphiques....), tandis que Mind Manager prend en charge le reporting plus contextuel (tout ce qui n'est pas spécifiquement géré par l'application de gestion de projet (le contexte, les décisions...).
Restez à l'écoute, dans les prochains jours, je prendrai le temps de préciser les raisons de ces choix, plus particulièrement l'arbitrage entre Ms-Project et JCVGantt.

Je prépare actuellement quelques formations à des outils de gestion de projet (Ms-Projet et JCVGantt). Un des objectifs de ces formations est de voir comment ces logiciels dialoguent avec MindManager. MindManager est en effet un excellent outil pour initier et gérer l'avancement d'un projet. Les possibilités de reporting liées aux cartes mentales sont également un avantage dans des activités de suivi de projet.
Je profite donc de l'occasion pour rappeler que:
- JCVGantt 2.0 est une application de gestion de projet qui fonctionne en mode stand alone ou intégrée à MindManager 6 pro
- JCVGantt 3.0 est une application de gestion de projet qui fonctionne en mode stand alone ou intégrée à MindManager 7 pro
- MindManager et Ms-Project communiquent par l'entremise de fichiers au format MPX
- les autres applications de gestion de projet peuvent également communiquer avec MindManager au travers des fichiers MPX

Besoin de plus d'information? N'hésitez pas à prendre contact avec moi.

http://www.gantt-solution.com/
http://www.epystemic.com/mindmap.php

Lorsque je prépare une présentation ou une formation, inévitablement, mon document de travail prend la forme d'une carte mentale, créée dans Mind Manager. Ce document me permet de centraliser toutes les idées, toutes les pensées et tous les documents liés à cette préparation.
Pour rappel, Mind Manager va me permettre de:

• choisir le format de publication des documents que je destine aux différents acteurs de cette présentation/formation (présentateur, animateur, audiance, participants...); à partir du fichier de la carte mentale je peux en effet publier en format .DOC, .PPT, HTML...
• choisir l'information publiée à destination de chacun des acteurs; une fonction de filtre me permet en effet de spécifier quelle information, quel contenu est destiné au présentateur ou à l'audience

J'ai également pris l'habitude d'annexer, dans le fichier de la carte mentale, tous les documents, exemples, exercices... dont j'aurai besoin dans le cadre de cette présentation. Cette façon de faire me facilite la tâche puisque je suis sûr d'avoir avec moi la totalité des ressources dont j'ai besoin (je ne dois donc plus m'inquiéter). Et lorsque je convertis la carte en un fichier Word, Mind Manager me crée, en parallèle, un répertoire annexe comprenant tous les fichiers liés à mon document Word. Je ne dois donc même pas non plus m'inquiéter de reconstituer la collection de fichier à communiquer à l'audience visée.
C'est cela aussi, gagner du temps.

Vous vous demandez pourquoi et comment utiliser Mind Manager en entreprise?
Pas d'idée?
Bien sûr, vous pouvez nous contacter, on vous mettra sur la piste de quelques bonnes utilisations.
Vous pouvez aussi consulter le site de MindJet qui vient de publier un lot de témoignages d'entreprises à l'adresse: http://www.mindjet.com/us/company/our_customers/case_studies.php.