Gestion de projet

Bonne nouvelle pour ceux d'entre-vous qui souhaitent utiliser Mind Manager en liaison avec une application de gestion de projet. Mindjet, l'éditeur de Mind Manager, vient d'acquérir l'éditeur de JCVGantt, l'outil de gestion de projet le mieux intégré dans Mind Manager. En conséquence, le programme JCVGantt va devenir un produit de Mindjet et sera très probablement/rapidement intégré dans les prochaines versions de Mind Manager. De quoi faciliter la mise en place de ces deux applications complémentaires dans les organisations ayant déjà acquis Ms-Project et l'ayant érigé en standard interne.
Pour rappel, les principaux avantages de JCVGantt par rapport à Ms-Project peuvent être exprimés comme suit:

• Mind Manager et JCVGantt travaillent sur les mêmes fichiers de données, ce qui permet une mise à jour synchrone et immédiate, ce n'est pas le cas avec Ms-Project
• pour la même raison, il y a plus d'informations qui sont échangées entre Mind Manager et JCVGantt qu'avec Ms-Project; cette situation rend le reporting croisé plus simple et efficace
• JCVGantt est moins ambitieux que Ms-Project, ce qui facilite la vie de ceux qui ne doivent pas faire de la gestion de projet très poussée

Bien sûr, je vous tiendrai au courant de l'évolution de la situation. 

On a déjà eu l'occasion de le dire, MindManager se positionne comme un excellent compagnon des applications de gestion de projets. Mais parmi ces innombrables logiciels, duquel MindManager est-il le meilleur compagnon?

Pour rappel, MindJet a prévu 3 moyens de communiquer avec les outils de gestion de projet.

• Le premier, est un fichier de transfert au format standardisé MPX. Comme ce fichier de transfert est destiné à toutes les applications, il ne peut s'agir que d'un plus petit commun dénominateur. Ce sera donc surtout utile dans des situations de transfert "one shot".
• Le deuxième est l'utilisation du format de fichier MPP de Ms-Project. Comme on est ici avec un format propriétaire, les possibilités d'échanges de données sont déjà plus grandes. Malheureusement, cette solution présente deux grands désavantages. D'une part, l'échange se fait de manière asynchrone et les possibilités de synchronisations sont pauvres, d'autre part, la quantité et la variété des informations partagées est limitée, retirant par-là, une partie de l'intérêt de l'échange.
• Enfin, il y a JCVGantt qui utilise le fichier de la carte mentale. Cette situation apporte deux grands avantages. D'une part chaque logiciel pioche dans le fichier les éléments dont il peut faire usage, réduisant par là les redondances de travail et d'autre part, l'échange est synchrone, c'est à dire que lorsque les deux applications sont ouvertes en même temps, les modifications apportées dans l'une des deux interfaces sont automatiquement prises en compte dans l'autre.

Techniquement et opérationnellement, c'est cette dernière option qui est la plus séduisante. On a l'impression de travailler dans une seule et même application. JCVGantt apporte à MindManager les fonctionnalités et la logique de gestion de projet qu'il n'a pas. Par contre, JCVGantt n'a absolument pas les ambitions de Ms-Project en termes de fonctionnalités. Il se contente du diagramme de Gantt, de la gestion des ressources et des calendriers et de l'estimation des coûts. De quoi satisfaire un grand nombre d'utilisateurs potentiels, parmi ceux qui ont surtout un souci de reporting. Ceux qui veulent aller plus loin dans les aspects de (pure) gestion de projet se retourneront naturellement vers Ms-project.

Le meilleur compagnon? A vous de voir, en fonction de votre utilisation et de l'énergie que vous êtes disposés à investir dans la fonction gestion de projet. Les pragmatiques et ceux qui veulent éviter les pièges tendus par Ms-Project, dont celui de vouloir atteindre les plus petits détails, choisiront JCVGantt.

MindManager permet d'associer, à chaque élément, branche ou sous-branche, des informations utiles dans une pratique de gestion de projet, à savoir les dates de début, de fin et la durée de ta tâche, les ressources impliquées dans la tâche, la priorité et le taux de réalisation. Hormis l'affichage, MindManager ne dispose d'aucune logique pour exploiter ces données. Comme ces logiques sont la caractéristique des applications de gestion de projet, Mindjet à développé des passerelles avec ces applications.
Il y a trois voies pour échanger des informations entre MindManager et une application de gestion de projet:

• l'échange de données au moyen d'un fichier de transfert au format MPX; ce format est un format standardisé, codé en ASCII, qui permet l'échange d'informations textuelles de base avec quasiment toutes les applications de gestion de projet
• l'échange de données au moyen d'un fichier de transfert au format MPP; ce format est le format de Microsoft Project (version à partir de 2000); plus riche que le format MPX, il ne permet néanmoins pas l'échange de données non textuelles
• l'utilisation des fichiers MMAP (de MindManager), en XML; cette possibilité est utilisée par l'application JCVGantt

Le choix de l'application de gestion de projet, et la méthode d'échange de données, aura un impact important sur l'ergonomie de la collaboration entre les applications:

• l'utilisation de MPX impose une communication asynchrone entre l'application de gestion de projet et MindManager - on travaille dans MindManager, on exporte les données du projet, on les importe dans le logiciel de gestion de projet, ensuite, on les réexporte vers MindManager (ce processus ne concerne que les données de type projet)
• la collaboration avec Ms-Project est un petit peu mieux intégrée, mais elle est toujours asynchrone - elle aussi ne concerne que les données (textuelles) de type projet
• l'intégration entre MindManager et JCVGantt est synchrone, puisque les deux applications sont capables de travailler sur le même fichier, en même temps - toute modification dans une des deux applications est automatiquement et directement prise en compte par l'autre application, les images et autres informations non textuelles sont gérées par les duex logiciels

Les coïncidences de la vie sont parfois surprenantes. Il se fait que fin 2007, j'ai été invité, dans un délai relativement court, à intervenir auprès de 3 clients différents sur des problématiques liées à la gestion de projets. A partir de points de vue différents, dans les trois situations, l'objectif est de suivre des projets (pas de les gérer) et de produire des rapports complets, pertinents et agréables à lire. Et dans tous les cas, le recours a une application de gestion de projets est envisagé (Ms-Project et JCVGantt).
Sans surprise, même si les conditions d'utilisation sont différentes, la solution optimale des 3 situations associe l'application de gestion de projet et Mind Manager. La première permet de gérer les "métriques" des projets, à savoir les données chiffrées (utilisation des ressources, plannings, réprésentations sous forme de graphiques....), tandis que Mind Manager prend en charge le reporting plus contextuel (tout ce qui n'est pas spécifiquement géré par l'application de gestion de projet (le contexte, les décisions...).
Restez à l'écoute, dans les prochains jours, je prendrai le temps de préciser les raisons de ces choix, plus particulièrement l'arbitrage entre Ms-Project et JCVGantt.

Je prépare actuellement quelques formations à des outils de gestion de projet (Ms-Projet et JCVGantt). Un des objectifs de ces formations est de voir comment ces logiciels dialoguent avec MindManager. MindManager est en effet un excellent outil pour initier et gérer l'avancement d'un projet. Les possibilités de reporting liées aux cartes mentales sont également un avantage dans des activités de suivi de projet.
Je profite donc de l'occasion pour rappeler que:
- JCVGantt 2.0 est une application de gestion de projet qui fonctionne en mode stand alone ou intégrée à MindManager 6 pro
- JCVGantt 3.0 est une application de gestion de projet qui fonctionne en mode stand alone ou intégrée à MindManager 7 pro
- MindManager et Ms-Project communiquent par l'entremise de fichiers au format MPX
- les autres applications de gestion de projet peuvent également communiquer avec MindManager au travers des fichiers MPX

Besoin de plus d'information? N'hésitez pas à prendre contact avec moi.

http://www.gantt-solution.com/
http://www.epystemic.com/mindmap.php

Les cartes mentales sont un excellent outil pour lancer des projets. Dans les phases initiales, lorsqu'on réfléchi aux motivations, aux objectifs, aux implications, aux ressources nécessaires, à l'organisation... le mind mapping est un outil naturel pour collecter les résultats de ces brainstormings: une banche par sujet. Toute application de Mind Mapping vous aidera alors dans la mise en page.
Le concept de Business Mapping, développé par Mindjet avec Mind Manager, vous permet d'aller beaucoup plus loin et d'interagir avec les applications de gestion de projet. Votre réflexion initiale vous aura certainement amené à décomposer votre projet en étapes et sous-étapes. Cette branche sera le point de départ de votre WBS (Work Breakdow Structure). Mind Manager vous permet alors d'associer à chaque élement de votre WBS des informations types d'une gestion de projet: les ressources, les dates de début et de fin, la durée, la priorité et les dépendances. Lorsque cela est fait, il n'y a plus qu'à l'envoyer à votre application de gestion de projet préférée, grâce au format d'échange MPX (>Export >Export to MPX).