Acrobat

Le format PDF, quoique (presque) universellement utilisé propose une série de fonctionnalités utiles à ceux qui souhaitent garder la maitrise de leur document, même (surtout) lorsqu'ils rendus publics. Une des raisons de cette méconnaissance vient de ce que ces fonctionnalités, et d'autres, sont principalement disponibles dans le logiciel Acrobat, qui les regroupe toutes, et pour lequel Adobe demande beaucoup d'argent. Selon l'adage "ce qui ne se sait pas ne gêne pas", les utilisateurs préfèrent donc se limiter à la production de document PDF en utilisant des produits ou des services gratuits (peu onéreux). Tout n'est cependant pas perdu...
En début d'année, le blog "Digital Inspiration" a publié un billet qui est un inventaire de produits et services gratuits qui permettent à chacun de mettre en oeuvre les fonctions les plus intéressantes du format PDF:

• conversions vers et de le format PDF
  
• (dé)protection de documents PDF
  
• composition/assemblage de documents PDF
  
• OCR...
  
  

Adobe PDF Guide: How to o Everything with PDF files

http://www.labnol.org/software/adobe-pdf-guide-tutorial/6296/

langue: anglais

accès: gratuit

Lorsqu'on insère des videos dans un fichier PDF en utilisant les paramètres par défaut, on est parfois désagréablement surpris de devoir constater que certaines actions à priori évidentes ne sont pas possibles comme, par exemple, naviguer dans la video ou simplement l'interrompre. Pour donner accès à l'utilisateur à ces fonctions, il faut aller vers un menu de paramètres.
Commencez par activer le mode video (>Tools >Advanced Editing >Movie Tool), et faites un [Clic droit] sur l'objet video. Sous l'onglet [Settings], sélectionner le Rendition from... que vous voulez modifier et valider en cliquant sur [Edit Rendition]. Traditionnellement, j'apporte deux modifications aux paramètres par défaut:

• dans l'onglet [Playback Settings]: je valide Show player controls, pour permettre à l'utilisateur d'interrompre et de naviguer dans la video
• dans l'onglet [Playback Location]: je demande l'exécution de la video dans une Floating Window (fenêtre flottante) plutôt que dans le document, ce qui évite de devoir réserver, dans le document, des espaces trop grands pour y exécuter les videos.

Vous savez que les fichiers PDF sont des fichiers multimédia, ce qui signifie que l'on peut y incorporer des séquences sonores (MP3) ainsi que des séquences video. La marche à suivre est >Tools >Advanced Editing >Sound Tool pour les MP3 et >Tools >Advanced Editing >Movie Tool pour les séquences video. Il s'agit alors de donner le chemin d'accès au fichier multimedia et de prendre quelques décisions:

• pour le son
• si le contenu doit être compatible avec Acrobat 5 ou avec Acrobat 6
• spécifier le format du fichier
• inclure ou non le fichier multimeda dans le fichier PDF (ce qui peut avoir un impact important sur la taille finale du fichier PDF, mais permet d'éviter des surprises quand le fichier voyage)
• pour la video, les mêmes que pour le son, plus
• la taille de la video (taille de la video ou du container)
• s'il faut utiliser une image pour symboliser la video, et laquelle

Depuis la version 7, Acrobat propose une option de menu destinée à réduire la taille de votre fichier PDF (>Document >Reduce File Size... dans AA8). Cette fonctionnalité a pour effet de réorganiser le fichier et d'appliquer des paramètres de compression standard au images du document.
L'utilisateur peut toutefois choisir le niveau de compatibilité de son document. Ce choix va déterminer comment l'optimalisation sera réalisée et obtenue. Intuitivement, on se dit que plus la compatibilité est proche des versions les plus récentes, plus la réduction de taille sera importante. Ce qui est le cas.
Notons au passage que les compatibilités à partir d'Acrobat 6 feront appel au format JPG2000, ce qui limitera la lisibilité de ces documents dans les anciennes versions d'AA (5 ou plus ancien) ainsi que dans d'autres viewers PDF. Par exemple, le lecteur Foxit, qui est de plus en plus utilisé, notamment dans les packages d'applications portables (celles qui fonctionnent à partir d'une clé USB). En standard, celui-ci ne lit pas le format JPG2000. Il faut lui rajouter une extension (gratuite), disponible à partir du site officiel (http://www.foxitsoftware.com/pdf/reader_2/addons.htm). 

Les versions les plus récentes d'Acrobat nous permettent maintenant de numéroter les pages d'un document PDF. L'intérêt? Il est lié à la possibilité d'assemblage des documents PDF.
Si le document PDF est créé à partir d'une source unique, on peut simplement appliquer la numérotation des pages à partir du programme d'édition. Lorsqu'on compose des documents PDF à partir de pages en provenances de fichiers multiples, il devient beaucoup plus facile d'apposer les numéros de pages lorsque le travail d'assemblage est terminé. Pour mettre les numéros de pages, >Document >Header & Footer >Add...
Quelques petits conseils:

• vérifiez l'orientation des pages avant d'appliquer la numérotation (mettez toutes les pages dans la même orientation), sinon vous pourriez avoir quelques surprises à l'impression
• pour numéroter des pages recto-verso, n'oubliez pas d'insérer des pages blanches
• pour numéroter des pages recto-verso, travailler en deux étapes:

• commencez par les pages paires: [Page Range Options...] >[Even pages only]
• mettez ensuite les numéros sur les pages impaires: [Page Range Options...] >[Odd pages only] en faisant bien attention, au moment de lancer la fonction >Header & Footer de bien spécifer [Add New] et pas [Replace Existing]

Imaginez que vous lisez un document et que vous souhaitez connaître l'exacte longueur (en cm) d'une ligne, d'une phrase, d'un trait dans un dessin. He bien, plus besoin d'imprimer le document, de prendre sa latte et de mesurer.

Acorbat 8 (pro) vous propose un outil de mesure: >Tools >Measuring. On a alors accès à 3 outils:
- un pour mesurer des distances
- un pour mesurer des périmètres
- un pour mesurer des surfaces
Et cerises sur le gâteau,
- il est possible de définir un ratio de conversion pour obtenir des cotes réelles
- les cotes ainsi déterminées peuvent reste sur le document en tant qu'annotations.

Ce billet intéressera tous les amateurs de polices de caractères plus ou moins exotiques qui publient des documents PDF. En fait, seule l'utilisation des polices ARIAL et TIMES est exempte de danger. Pour toutes les autres polices, il existe un risque que vos lecteurs ne puissent pas afficher vos polices de caractères et donc que le rendu du document soit différent de celui que vous voulez.
En fait, par défaut, l'affichage des documents, sur l'écran ou sur papier, se base sur les polices de caractères présentes dans l'ordinateur hôte. Tant qu'on reste dans le même environnement et qu'on utilise des polices standard, il n'y a en général pas de problème, mais on a vite fait de traverser en dehors des clous. Deux dangers se profilent:

• la police n'existe pas sur l'ordinateur hôte, une police de substitution devra être utilisée, pouvant engendrer de nombreux troubles de présentation
• une police de même nom, mais pas identique, existe sur l'ordinateur hôte; elle sera utilisée, mais le rendu ne sera pas le même.

La solution consiste à incorporer les polices dans le document, ce qui permettra d'en disposer en tous moments. Le bénéfice est évident, le rendu sera toujours exact. Le coût est un surcroit de poids pour le document, puisque davantage d'information est stockée dans le fichier PDF. C'est la stratégie par défaut des versions récentes d'Acrobat, ce n'était pas le cas avant la version 6.
Pour optimiser ses documents, il est donc important de savoir comment vas se comporter le document dans un environnement ne disposant pas des polices de caractères utilisées. Pour cela, il est possible de désactiver l'option (par défaut) d'utilisation des polices locales. Dans Acrobat 8, il faut aller dans les péférences >Edit >Preferences... [Page Display] et décoche l'option "use loacl fonts (dans le bloc Rendering).

Avez-vous déjà eu besoin de prendre des mesures sur un document PDF?
Je sais, ce n'est pas un problème fréquent, de nature à nous empêcher de dormir. Mais parfois, lorsqu'il s'agit de reproduire un modèle (template), il peut être utile de connaître les cotes exactes de son document.
Alors, plutôt que de mettre sa latte, ou son double décimètre, sur l'écran, en espérant benoitement qu'aucune règle de 3 ne sera nécessaire, utilisez l'option >Tools Measuring >Distance Tool (uniquement dans Adobe Acrobat 8+). Cet outil vous permet de mesurer des distances, dans vos unités préférées, indépendemment du ratio de zooming. D'autres outils similaires vous permettront de mesurer des périmètres et des surfaces.
Les mesures ainsi faites sont traitées par Acrobat comme des commentaires. Elles peuvent donc être affichées ou occultées, exportées ou non, dans le fichier PDF ou dans un fichier XLS.

Dans la version 7 de Mind Manager, son logiciel phare, Mindjet a profondémment modifié l'interface utilisateur, ce qui pertube de nombreux anciens utilisateurs, dont moi. Mais soit, on s'adaptera. La nouvelle interface, qui s'inspire très largement de la nouvelle interface de celle de Ms-Office 2007, offre un nouveau regard sur les barres d'outils et de menus, mais je suis désemparré comme on peut l'être après que la femme de ménage et réorganisé le contenu de toutes les armoires de la cuisine. Je  veux bien croire que c'est mieux, et que le retour au confort sera surtout une affaire de temps.
Si la barre de menus et les menus eux-mêmes semblent ne pas avoir été modifiés, la barre d'outils, par contre a été totalement relookée et l'organisation des outils complètement revue (c'est ce qui perturbe les utilisateurs). A cela, s'ajoute une nouvelle barre d'outils (Quick Access Toolbar), reprennant des raccourcis vers les fonctions les plus utilisées, à l'instar de la "Quick launch Bar" de Windows. Et bien sûr, cette barre d'outils est paramétrable.
Sans surprise, les options de paramétrage sont accessibles via le triangle pointant vers le bas, situé à l'extrème droite de la barre, ou par l'invocation du menu contextuel ([Clic droit] sur la barre d'outils). Ensuite, le menu >Customize Quick Access Toolbar ouvre un écran de dialogue dans lequel vous avez la possibilité de choisir, parmi tous les outils disponibles, ceux que vous voulez voir apparaître dans votre boite à outils.
N'attendez plus pour y mettre vos outils favoris, ou ceux qui ont été bien cachés par les ergonomes de Mindjet.

Une demande récurrente des utilisateurs d'Acrobat et du format PDF est de meilleures possibilités de convertir des documents PDF en documents Word, pour pouvoir les retravailler. Et il est vrai qu'Adobe a toujours considéré la création des documents PDF comme des processus à sens unique et qu'en conséquence les outils disponibles se sont révélés fort pauvres. A tel point qu'une série d'acteurs tiers ont investi le marché et proposent leurs logiciels (à l'instar du logiciel PDF Transformer dont j'ai parlé récemment).
Deux grandes possibilités s'offrrent aux utilsiateurs d'Acrobat: le copier/coller ou l'option de menu >File >Save As [Microsoft Word Document]. Naturellement la deuxième option donne de meilleurs résultats que la première, puisque celle-ci ne concerne que le texte et pas le formatage. Notons qu'avec AA8, le process de conversion favorise la création de Text Boxes là où AA6 donnait un texte suivi normal. Personnellement, je trouve que le texte normal est plus facile à travailler qu'une collection de Text Boxes.
En conclusion, rapide et sommaire, je dirais que, comme d'habitude, les solutions d'Acrobat sont valables pour de très petits volumes à traiter, mais que dès qu'une opération de ce type doit se répéter (déjà à partir de quelques-unes par mois), il est fort probable que le recourt à un logiciel tiers, plus spécialisé, même payant, se justifie.

PDFMaker est, rappelons-le, un ensemble de macro-instructions destinées aux applications de Ms-Office dont l'objectif est d'améliorer et automatiser la conversion des documents. La bonne installation de ces macro-instructions est attestée par la présence, dans les barre d'outils des applications (Word, Excel, Access, Explorer...) de boutons au logo d'Acrobat.
Dans le cas particulier d'Internet Explorer, PDFMaker apporte une possibilité de conversion des pages html. La bonne évaluation de l'intérêt de cette conversion nécessite la compréhension des différences entre l'utilisation d'une imprimante PDF et PDFMaker. Dans le premier cas, l'impression PDF se passe exactement comme l'impression papier, avec les traditionnels problèmes liés à la largeur de la page html, duquel résulte la disparition de la partie extrème droite de la page, et la disparition des hyperliens. Dans le cas de la conversion, par contre, la page html est d'abord traitée par un interpréteur html, qui met le contenu au format du papier. On a donc toujours la totalité de l'information dans le fichier résultat. Pour la même raison, les hyperliens sont conservés et sont toujours actifs.
Pour utiliser PDFMaker, il suffit de cliquer sur l'icône [Acrobat] en haut à droite dans la barre d'outils. La page en cours est alors convertie. Il est également possible d'utiliser le menu contextuel [Clic droit] sur un hyperlien. Il faut alors utiliser l'option [Convert link target to Adobe PDF] qui va lancer la conversion de la page cible, sans devoir l'ouvrir dans le navigateur.

Il y a quelques jours, Adobe à rendu publique la version 8.1 d'Acrobat. Il s'agit d'une mise à jour majeure, puisqu'elle prend en compte Ms-Office 2007. Il est vrai que Adobe Acrobat 8.0 avait été lancée sans que PDFMaker, notamment, ne reconnaisse Ms-Office 2007.
Voici donc une faiblesse réparée.

http://www.adobe.com/support/downloads/detail.jsp?ftpID=3661